給与明細の電子化

3月です。

春はもうすぐそこ。

コロナで学校が突然休校になってから1年ですか。

早いものです。

私たち大人にとっては1年はあっという間ですが、学生にとっては長い1年だったのでしょう。

できる限り早い終息を祈ります。

今月はweb明細のお話です。

業務の電子化が進むと、出てくるのが、給与明細の電子化です。

Web明細というやつです。

給与明細を画面上で確認するシステムですね。

もしくはPDF化してメールで送る方法もあります。

このように紙の給与明細を廃止するときによくある質問をいくつかご紹介します。

Q.インターネットが使えなくて見られない人には紙で渡さなければいけないの？

A.労働基準法では給与明細の発行義務はありません。

　しかし所得税法では、給与の支払いの際に支給明細書を交付しなくてはならないと定められています。

　ですので、Web明細を確認できない方には原則として紙で発行する必要があります。

Q.紙で発行する給与明細について、印刷代や郵送費を給料から控除してもいいの？

A.上記の回答の通り、発行が義務づけられておりますので、印刷代や郵送費は会社負担が原則です。

　控除について労使で合意できていれば控除が可能な場合もありますが、合意をとるのは難しいと思われます。

Q.Web明細に切り替えるのは会社の都合でいつでも切り替えていいの？

A.切り替え前に全従業員の承諾が必要です。また、承諾しない従業員については紙で発行しなければなりません。

　承諾した従業員についても、Web明細と合わせて紙の給与明細も欲しい、と言われた場合は会社は発行しなければなりません。

Web明細を導入することは分かりやすく経費削減につながりますので、上記のことに注意してぜひ取り組んでいただきたいと思います。

Web明細への切り替えに合わせて給与システムを導入する際に、現行の給与体系の見直しを行うことで、より現状に即した給与体系に替えることも可能です。

システム導入および給与体系の見直しのご相談はぜひ社労士に。